Tornar a gestão mais eficiente e com qualidade são fatores cruciais para o sucesso de qualquer negócio. Por isso, saber o que é Procedimento Operacional Padrão (POP) e como implementá-lo será um ganho para sua empresa.
Neste artigo, abordamos a importância dos (POPs) na garantia da qualidade, segurança e eficiência dos processos organizacionais que podem fazer a diferença na gestão dos negócios.
Mas afinal, o que é POP?
O POP no contexto organizacional consiste em um documento que funciona como guia para a realização das tarefas desenvolvidas na empresa, abrangendo do operacional ao marketing com estratégias para conquistar o público alvo. Ele tem como objetivo trazer resultados significativos, seguindo padrões de qualidade, com base no planejamento estratégico do negócio.
Para entender melhor, vamos fazer uma comparação. Em nossas mentes, executamos inúmeros procedimentos padrões que passam despercebidos. Basta observar as ações ao iniciar o levantar da cama, realizamos as primeiras ações do dia, uns leem jornais, outros vão verificar as redes sociais, alguns escolhem atividades físicas e assim por diante. Aqui não há certo ou errado, mas queremos te mostrar que seguimos padrões enraizados que nem imaginávamos que fossem POP.
Já entendendo que há várias operações padronizadas em diferentes níveis e sem elas os processos seriam, digamos, desorganizados. Conhecer e implementar um modelo de documento que reúne de forma detalhada as informações e direcionamentos presentes nos processos da sua empresa, tornará tudo mais prático e eficiente. Para escolher o documento a ser seguido dentro da sua empresa, você deve analisar os impactos de cada área de atuação. Lembrando que o documento padrão pode ser completado por outros, como:
Instrução de trabalho (IT)
É um documento detalhado que fornece orientações específicas e detalhadas sobre como realizar uma tarefa ou atividade específica.
As ITs auxiliam no treinamento de funcionários, na padronização de processos e garantem a execução correta das tarefas.
Normas operacionais padrão (NOP)
São diretrizes gerais que estabelecem os procedimentos e práticas detalhadas aceitas em uma organização.
As NOPs podem abranger várias áreas, como segurança, qualidade, atendimento ao cliente e muito mais.
Boas práticas de fabricação (BPF)
São diretrizes específicas para a indústria de manufatura e produção. Elas visam garantir a qualidade, segurança e conformidade dos produtos fabricados.
As BPFs abordam áreas como higiene, controle de qualidade, rastreabilidade e documentação adequada.
Por que é importante padronizar processos?
A padronização de processos é uma forma de garantir que a empresa execute as atividades da melhor maneira possível, com eficiência, qualidade e consistência. Saiba como esse método ajudará sua empresa:
Eficiência operacional: ao criar um padrão que todos devem seguir, a empresa assegura que as tarefas sejam executadas de maneira consistente e otimizada.
Qualidade e consistência: a padronização contribui para a redução de erros e retrabalho, quando todos os colaboradores seguem um padrão, os resultados se tornam previsíveis.
Melhoria contínua: quando todos compreendem o processo e seu impacto no todo, é possível aprimorar constantemente as atividades.
Controle de qualidade: a uniformização dos processos ajuda a manter um controle de qualidade rigoroso. Os colaboradores têm conhecimento sobre o que se espera deles e como alcançar os resultados desejados.
Gestão do conhecimento: documentar e estruturar os processos em um material de fácil acesso permite que o conhecimento seja compartilhado e preservado.
Objetivos e vantagens de implementar o POP
Ao criar padrões de execução, é possível ter controle de processos, previsibilidade do processo documentado e assegurar a qualidade da produção, independentemente de quem esteja realizando. Aqui estão os principais objetivos e vantagens de implementar procedimentos padrões:
Padronização de processos: o POP visa padronizar as tarefas, garantindo que sejam executadas da mesma forma, independentemente do executor. Isso leva a um aumento na produtividade dos colaboradores e à excelência operacional da empresa.
Redução de desperdícios e retrabalhos: ao seguir procedimentos padronizados, há menos chances de erros e retrabalhos, resultando em maior eficiência e economia de recursos.
Facilidade na delegação de tarefas: com processos bem definidos, é mais fácil delegar tarefas a diferentes membros da equipe, mantendo a consistência e qualidade.
Histórico e legado de informações: o POP cria um registro histórico das atividades, permitindo que a empresa aprenda com experiências anteriores e melhore continuamente.
Melhoria na comunicação: processos padronizados facilitam a comunicação entre os membros da equipe, evitando mal-entendidos e falhas de comunicação.
Segurança e eficiência: o POP aumenta a segurança dos funcionários, pois eles seguem procedimentos bem definidos. Além disso, otimiza o tempo de execução das tarefas.
Controle das tarefas: com padrões claros, é possível monitorar e controlar melhor as atividades, garantindo a qualidade e o cumprimento das metas.
Quais são as tarefas que devemos padronizar na nossa empresa?
Podemos implementar diversas POPs para melhorias. O primeiro passo para o desenvolvimento da padronização na organização é observar o que mais impacta e, a partir da necessidade, escolher o procedimento padrão mais eficiente com a realidade do negócio.
Aqui apresentamos alguns exemplos:
Procedimentos operacionais: indicam como o processo deve iniciar, terminar e ser executado.
Produtos: tolerâncias e dimensões que os produtos devem apresentar.
Segurança e meio ambiente: atividades relacionadas ao controle de qualidade, segurança e meio ambiente
Arquivamento e armazenamento: protocolos para organização e arquivamento de documentos e quais procedimentos precisam ser armazenados.
Atendimento e administrativos: orientações para lidar com reclamações ou problemas, e esclarecimento das tarefas essenciais de gestão.
O que não pode faltar no documento POP?
Elaborar um Procedimento Operacional Padrão (POP) requer atenção e clareza na linguagem. Existem elementos essenciais que devem compor o documento, tais como:
- Nome do procedimento: deve ser descrito de forma objetiva e identificar o processo em questão.
- Local de aplicação: indica onde o procedimento será realizado, seja em um equipamento específico, em uma técnica analítica ou em um maquinário.
- Aplicação do processo: define a finalidade do procedimento, detalhando sua operação ou execução.
- Glossário de siglas: inclui os significados das abreviações utilizadas no POP para facilitar a compreensão.
- Lista de materiais envolvidos: enumera todos os materiais necessários para a execução do procedimento.
- Passo a passo das instruções: detalha as etapas sequenciais do procedimento, incluindo ordem, tempos e observações relevantes.
- Registro dos resultados: explica como documentar os dados obtidos durante a execução do procedimento.
- Tratamento dos dados: descreve como analisar e interpretar os resultados, bem como quais ações tomar com base neles.
Quanto à elaboração do documento, o melhor é contar com a participação dos envolvidos, como colaboradores que desempenham as tarefas, pois são eles os que melhor conhecem os processos. E claro, a assinatura de quem elaborou, revisou e autorizou o procedimento, permitindo a um registro rastreável das operações.
Jornalista e comunicador.
